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履歴書をメールで送る方法と気を付けたいマナー

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履歴書をパソコンで作成し送付するなど、直接紙を送ってやり取りを行わない採用方法をとる企業が増加傾向にあります。

面接までオンラインで済ませることもあるなど、パソコンの扱いにある程度慣れておく必要があるでしょう。

履歴書の送付に関してもメールに単純に添えるだけではなく、マナーや注意点について知っておくことが大切です。

この記事では、どのようなマナーや注意点があるのか、履歴書をメールで送る際の文面なども含めて紹介しています。

履歴書をメールで送るときのマナー

履歴書をメールで送るときに必要なマナーがあります。履歴書には個人情報が多く含まれているため、情報漏洩についても注意が必要です。

ここでは、履歴書をメールで送る際に気をつけるべきマナーについて見ていきましょう。

指示があったらすぐに送る

履歴書を送付する場面は、基本的に採用選考が行われている段階になります。履歴書の提出を求められた際には、できる限り素早く送付することが大切です。

履歴書の送付が遅れると、企業側の採用選考が進まなくなるなどの影響が出ると考えられます。

メールを確認していない、マイペースな人物だとマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。

基本的にいつまでに送付して欲しいかが企業側から伝えられているのであれば、必ず期間内に送付を済ませるようにしましょう。

期日の指定がない場合には担当者に確認するか、いつまでに送付するという期日を自ら伝えるなどの配慮も必要になります。

パスワードをかける

履歴書には個人情報が記載されているため、ハッキングなどの驚異から漏洩を防がなければなりません。

そのため、履歴書をメールで送付する場合にはパスワードをかけることが一般的なマナーとして知られています。

パスワードをかけていないと、セキュリティー管理意識が低い人という印象を与えかねません。

また、設定したパスワードを企業の採用担当者に伝えるために、メールの文面にパスワードを記載しておくことも忘れないようにしましょう。

メールでの履歴書の送り方

ここでは、メールで履歴書を実際に送る際の文面構成について確認していきましょう。ポイントは相手にひと目でわかりやすくするため、シンプルにまとめることです。

件名と本文はシンプルにわかりやすく

企業の採用担当者は数多くの応募者の情報に目をとおしているため、要件をシンプルに伝えられる文章になるように配慮することが大切です。

メールに必要なものとして、件名と宛先に加え、本文にはあいさつ・伝えたい内容(パスワードも含む)・締めの一言・署名などが挙げられます。

一文が長くなりすぎないように適度に区切りや改行を加えるなど、読みやすい構成を意識することも必要になります。

また、履歴書を添付するメールと、パスワードを記載したメールの2通にわけて送ることが一般的な送付方法とされています。

メールの例文

では、どのような文面にするべきか、具体的な例文について見ていきましょう。

・1通目の履歴書添付メール

件名:◯◯職応募の件/履歴書添付/氏名

本文:◯◯会社 採用担当 ◯◯様

はじめまして。
この度、◯◯職に応募させていただきました◯◯ ◯◯と申します。

先日ご連絡をいただきました履歴書を添付いたします。
お手数をおかけいたしますが確認とご査収のほど、よろしくお願いいたします。

添付の履歴書にはパスワードを設定しております。
後ほどパスワードを送付させていただきますので、あわせて確認をお願いいたします。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、
ご検討いただき、面接の機会をいただければ幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

———————
氏名
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
———————

・2通目の履歴書パスワード添付メール

件名:履歴書パスワードの件/氏名

本文:◯◯会社 採用担当 ◯◯様

先ほど履歴書を送付させていただきました◯◯です。
履歴書に設定しているパスワードをお送りいたします。

パスワードは◯◯◯◯◯です。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認、ご検討のほど、
何卒よろしくお願いいたします。

———————
氏名
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
———————

例文のように、伝えたいことに絞った文面で問題ありません。自己PRなどは履歴書や面接で伝える場があるため、メールでは挨拶と要件に絞ってシンプルに統一することが大切です。

履歴書をメールで送るときの注意点

履歴書の送付は、企業の採用担当者に対してファーストコンタクトの場でもあります。印象を下げてしまうようなことがないように、注意すべきポイントをおさえておきましょう。

見直しは絶対にすること

抜け漏れや誤字脱字がないかなど、送信する前に見直すことは必ず必要になります。

とくに送付先のアドレスや記載したパスワードのミスは、スムーズに採用選考が進まなくなる原因になるため、送信前にもう一度チェックを行いましょう。

また、添付忘れがないか、ファイルとパスワードが間違っていないかなど、文面だけでなく添付物の確認も重要です。

見やすいかどうかも肝心

企業の採用担当者は、大勢の応募者から送られてくるメールのチェックを行っています。そのため、改行や段落に注意するなど、読みやすい文面になるように配慮することも大切です。

メール文面のテンプレートを参考に作成するなど、見本に合わせてみるのもおすすめです。

また、文字サイズやフォントもゴシックや明朝体などの一般的なものに統一し、読みやすくなるように整えておきましょう。

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まとめ

採用選考を行う際に、履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどのやり取りをオンライン上で行う企業が多くあります。

基本的なパソコンの操作や情報の扱い方を理解しているアピールにもつながるため、ミスのないように注意しながらやり取りを行うことが大切です。

また、メールの文面だけでなく履歴書を作成する際にも内容を確認し、ファイル名をわかりやすいものに変えるなどの工夫を意識しましょう。

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