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受付業務の仕事が知りたい|必要なスキルと向いている人

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土日休みの仕事を探している人の中には、受付の仕事が気になっている人もいるのではないでしょうか。会社の「顔」として来社するお客様をお迎えする受付は、とてもやりがいのある仕事です。
この記事では、受付の仕事内容や必要なスキル、受付に向いている人の特徴などをご紹介します。

受付の仕事はどんなことをする?

会社の窓口で来社するお客様をお迎えする受付には、どのような仕事があるのでしょうか。

受付として行う業務内容には、以下のようなものがあります。

・来客応対
・電話応対
・スケジュール管理
・会議室の予約
・備品管理などの庶務
・清掃

メインとなる業務は来客対応です。来客予定表を確認し、お客様が来社したら、指定の部屋まで案内します。お客様が来社されたことを社員に伝えたあと、お茶出しをする場合もあるでしょう。

電話対応も受付の大切な仕事です。会社には日々さまざまな電話がかかってきますが、会社にとって必要な連絡かどうかを判断し、担当の社員へつなぎます。電話をつなぐ際、お客様のちょっとした変化や様子などを伝えることで、その後の業務がスムーズに運ぶことがあるので重要な役割です。

ホテルの受付の場合は、お客様からの予約の電話を受けることが多いでしょう。電話対応は慣れないと緊張するものです。お客様の名前や住所などが聞き取れなかった場合は、遠慮せずにもう一度教えてもらいましょう。聞き間違いからのミスは、大きなクレームにもつながります。

来客が重なったときなど、お客様を待たせることなくスムーズに案内できるように、役員や社員のスケジュール管理を把握しておくことも受付の大事な仕事のひとつです。来客対応に使う会議室がダブルブッキングしないように、他部署と連携をとりながら調整を行います。

また、備品管理や社内清掃など、庶務的な仕事を兼務することもあるでしょう。受付の仕事は、細かな出来事にもよく気がつく必要があるため、備品の補充や清掃などの裏方の仕事を任されるケースが多いのです。

受付に必要なスキル

受付が行う業務内容は、来客したお客様をご案内するだけではありません。会社の「顔」としてお客様に良い印象を与えることで、会社の業績に大きな影響を与えることもあります。
では、受付の仕事をするためには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。

ビジネスマナー

会社には、大企業の経営者からクライアントまでさまざまな人が来客します。お客様と最初にやり取りをするのが受付です。このとき、お客様に不快な印象を与えないように気を付けなければなりません。

丁寧な言葉遣いや敬語が使えることはもちろんですが、社会人としてのマナーや礼儀もわきまえておく必要があります。なぜなら、お客様を指定の部屋に案内した後、お茶出しをする場合もあるからです。

美味しいお茶のいれ方や、お茶を出す順番など、知っているようで知らない知識も勉強しておいた方が良いでしょう。

また、社会人として清潔感のある身だしなみや、正しい振る舞いも身につける必要があります。着用するスーツやシャツにシワがないか、履いている靴は汚れていないかなどをチェックしましょう。

女性であれば、ロングヘアをまとめる、化粧を濃くしすぎない、ネイルのカラーは落ち着いた色を選ぶなどの振る舞いも大切です。

受付の仕事は事務職であり接客業でもあります。来客したお客様に不快な印象を与えないように、一般的なビジネスマナーを身につけましょう。

パソコンスキル

お客様データの入力やスケジュール管理などをパソコンで行うため、WordやExcelの一般的な操作ができる程度のパソコンスキルが必要です。

独学で学べる範囲で十分ですので、インターネットや参考書を利用して、パソコンスキルを磨きましょう。

コミュニケーション能力

受付では、さまざまな立場の人とやり取りを行います。業務をスムーズに行うため、会話の内容やしぐさから相手の意図をくみ取れるスキルが求められます。

ホテルのフロントや外資系の企業の受付の場合、外国語でのコミュニケーションが求められる場合もあるでしょう。

何より大切なのは、相手を安心させる笑顔です。はじめて来社されたお客様にも安心して過ごしてもらえるように、忙しい状況でも笑顔を忘れないように心がけましょう。

受付に向いている人

受付に向いている人には、2つの特徴があります。

・柔軟性がある
・人と接することが好き

それぞれ詳しくご説明します。

柔軟性がある人

日々の業務の中には、急な予定変更により、予定していたスケジュールを調整しなければならないときがあります。その際に、慌てず臨機応変に対応できる柔軟性のある人は、受付の仕事に向いています。

また、事前にトラブルを想定して準備ができる人も、受付の仕事に向いているでしょう。

人と接することが好きな人

受付では、会社の「窓口」としてさまざまなお客さまとやり取りを行います。はじめて来社されたお客様に対して、緊張をほぐすために声がけをしたり、困っている様子のお客様には自ら声をかけたりするなど、おもてなしの心で対応することが大切です。

お客様の顔や名前を覚えることが苦手な人は、受付の仕事が難しいと感じるときもあるかもしれません。しかし、お客様の特徴や気付いたことをメモするなどの工夫で、問題を解決できるでしょう。

受付の仕事を探すなら

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また、お仕事探しマニュアルでは、仕事探しのポイントから働き方に関する知識まで、さまざまな情報を掲載しています。

新しい仕事探しのツールとして、ぜひ活用してみてください。

まとめ

受付の仕事は、お客様への対応だけでなく、会社の「顔」としての大きな役割があります。

受付になるために必要な資格はありませんが、一般的なビジネスマナーやパソコンスキルなどを身につけておくと、スムーズに仕事をはじめられるでしょう。

受付に向いている人は、小さな変化にも気づきやすく、人と接することが好きな人です。人に喜んでもらうことが好きなら、 ぜひ受付の仕事に挑戦してみてください。

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