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秘書の業務内容を紹介|事務・受付などとの違いと目指す方法

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社長など重要ポジションの人についているアシスタントのようなイメージのある、秘書の仕事。なんとなくイメージはあるものの、具体的にどんな仕事をしているのかはわからない、という方もいるのではないでしょうか。もしかしたら、スケジュール管理をするマネージャーのような人と思っている方もいるかもしれません。

そこで今回は、秘書の仕事内容についてまとめてみました。一般的な事務や受付とはどう違うのかについても解説していますので、秘書の仕事が気になっている方は、ぜひ参考にしてみてください。

秘書は事務や受付とは異なる仕事をする人

まずは、秘書はどのような仕事をしている人なのか、他の仕事とはどう違うのかについて、ご説明していきましょう。

秘書と事務の違いはサポート対象

秘書も一般事務も、どちらも企業内で事務系の仕事を任されている職種です。その大きな違いは、その職種がサポートをする対象にあるといえます。

秘書は、企業の社長など重要ポジションの上司のみをサポート対象とします。一方で一般事務は、組織全体をサポートします。そのサポート体制も、秘書は一人で担当することが多く、スケジュールは担当上司に合わせなくてはなりません

それに対し、一般事務は組織全体を担当とする分、業務量は膨大です。そのため、ある程度の規模の組織であれば、複数で分担して職務にあたります。特定の人物に合わせる必要はないため、基本的に決まったスケジュールで動いていることも、秘書とは異なる点です。

秘書と受付の業務の違い

受付も秘書と似ているように思われる仕事ですが、基本的に働く場所は企業の受付のみで、来客対応がメインとなります。スケジュール管理をすることもありますが、秘書のように特定の個人をサポートするのではなく、組織全体をサポートします。この点は、一般事務と同じです。

秘書の場合は、特定の部屋にずっといるわけではなく、上司のサポートのために社外へ出ることも多いです。

秘書とアシスタントの違い

秘書とアシスタントは似た職種、あるいはほぼ同じ職種と思っている方もいるかもしれません。

アシスタントも、ついている上司のスケジュールを優先するという点では、秘書と共通しています。ただし、アシスタントが秘書と違うのは、将来的に上司と同じ仕事に就くことを目指しているということです。その職業の卵として上司につき、サポートをしながら仕事についてさまざまなことを学びます。

一方、秘書は「秘書」という職業であるため、将来的に上司と同じ役職につくというわけではありません。秘書は上司にとっては部下(サポーター)であり、アシスタントはパートナーであるといっても良いでしょう。

秘書は幅広い種類の業務を担えるフットワークの軽さが重要

秘書は単純に上司のスケジュールを管理したり、電話をつないだりしているだけではありません。その業務は多岐にわたり、相手に対する気遣いやフットワークの軽さが求められます。具体的にどのような仕事をしているのか、その内容をご説明していきましょう。

日常的な上司のサポート

秘書の仕事は、上司の業務に関わるあらゆることが対象となります。社内外の予定で忙しい上司のスケジュール管理や時間などの調整を行ったり、出張費の申請などといった事務作業を代行したりします。

毎日頻繁に届く電話やメール、来客の対応も、秘書の仕事です。どれを上司に取り次ぐか、どのメールを不要と判断して削除するかなど、上司の仕事内容を分かった上での判断も求められます。

仕事に必要な資料や、社内で配布する文書などの作成も行わなければなりません。速やかに作成するためには、ある程度のパソコンスキルが必要です。文書や郵便物もわかりやすく管理することが求められます。

細かなところでは、上司が使用している机や部屋の掃除もします。上司が業務を円滑に進められるよう、環境を整えることも大切な仕事ですね。

業務以外でサポートすることも

秘書をつけるようなポジションの上司は、非常に多忙です。そのような上司に代わって、個人的な買い物を代行したり、話題のニュースをまとめておいたりすることも求められる場合があります。

ときには、会食で使えそうな人気の飲食店や、手土産などの情報を集めることもあります。こうした仕事は、直接上司の仕事に関わるわけではありませんが、来客をもてなす際に役立ちます。直接的ではないけれど、結果的に仕事に役に立つような情報を提供することも、秘書に必要な役割です。

未経験の人が秘書を目指す方法

重要ポジションの人と一緒に働く、秘書という仕事ですが、未経験で秘書を目指すことは、可能なのでしょうか。秘書としての業務経験がない方が、秘書として就職・転職するための方法についてみていきましょう。

未経験でも秘書になれる?

社長などについて働く秘書の仕事は、経験者や資格を持っている人でないとなれないイメージを持っている方もいるでしょう。経験者を採用する求人が多いことはたしかではありますが、探せば未経験可の求人もあります

中には、社長を専門とする秘書「CEOセクレタリー(社長秘書)」という道や、医療業など専門性の強い業種の秘書もあります。経験を重視するという求人ももちろんありますので、応募する前に条件をよく確認しておきましょう。

Workinでは、未経験からでも目指せる求人を多数掲載しています。こだわり検索機能で、自分の希望にあった求人を簡単に探せますので、仕事をお探しの方はぜひ一度試してみてください。

秘書の求人応募で有利になる資格

秘書を目指すのであれば、求人応募の際に有利になる資格の取得を目指してみると良いでしょう。

まずは語学力です。特に英語は、外資系企業や大手企業を目指すなら身につけておきたいスキルのひとつです。英語を使った書類作成や来客対応、電話やメールの対応が求められますので、会話もライティングも必要となります。

秘書の仕事は書類作成も多くありますので、WordやExcelなどOffice系ソフトのスキルは身につけておいた方が良いでしょう。秘書は、上司のスケジュールに合わせて、多くの仕事を効率的にこなしていかなければなりません。スムーズに書類を作成できる能力があれば、上司の業務もスムーズに進みます。

入りたい企業が関わる業界の知識は、必須です。業界の事情がわかっていないと、上司のサポートもうまくいきません。上司との話もあわず、適切な対応ができなくなってしまう可能性があります。

また、秘書検定という資格がありますが、秘書になるためには検定の合格は必ずしも必要ではありません。ただし、資格を持っていることによって、秘書として十分な知識やスキルを持っているというアピールにはなります。余裕があれば取得しておくと良いでしょう。

まとめ

多忙な上司をサポートする、秘書の仕事は、秘書の働きが企業の飛躍を支えるといっても過言ではないほど、重要な仕事です。

秘書は多くの業務をこなさなければならず、スムーズに進めるための管理能力が求められます。未経験だけどこれから秘書を目指したいという方は、今回ご紹介した情報も参考に、応募に向けてまずは何が必要かを考えてみてはいかがでしょうか。

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