• 投稿日：2020.08.28

OA事務とは 仕事内容や必要とされるスキルを紹介

ひとくちに事務職と言っても、その業務は多岐にわたり、仕事内容によって一般事務・営業事務・OA事務・経理事務などに細分化されます。

その中でも、今回はOA事務に焦点を当てて、仕事内容を詳しく解説しますので、職種選びの参考になさってください。

OA事務とは

OA事務は、事務職の代表格と称されることもある職種です。OAとは、「office automation」（オフィスオートメーション）を略したものです。また、業務を効率的に進めるため導入されるパソコンや多機能コピー機などをOA機器と呼びます。

このため、パソコンなどを使った業務を中心に行う事務を「OA事務」と呼ぶのです。

OA事務の主な仕事には、次のようなものがあります。
・社内で使う文章の作成業務（議事録・報告書・各種資料など）
・社外に提出する文章の作成業務（見積書・請求書・ビジネスレターなど）
・伝票入力
・各種データの集計や加工

このように、パソコンを活用した書類作成などで、社内外の業務を効率化するのが、OA事務に求められる必須スキルなのです。

かつて、書類の作成や情報管理などの業務はすべて手作業で行われていました。現在でも、業務内容によって、電話応対やファイリングを中心とした業務を「一般事務」、パソコンを活用した業務を「OA事務」と分類している企業も見られます。

企業によっては、一般事務の業務もすべて含めた事務をOA事務と呼ぶこともあるため、企業ごとに実際の業務内容を確認する必要があります。

OA事務の仕事内容

OA事務の概要をご紹介したところで、具体的な仕事内容をさらに詳しく検証してみましょう。

データ入力・集計

社内の各種データを集計するのに、Microsoft OfficeのExcelやAccessを用いることが主流となっています。Excelは、関数を使って表計算を行っていきますが、OA事務として働く際にはぜひ身に付けておきたいスキルです

また、Accessはデータベースのアプリケーションであり、大量のデータを検索したりレポートを作成したりするときに用いられます。

ExcelやAccessなどをもちいて、データを入力することで集計を進めていき、集計結果を作成していきます。

文書・資料作成

社内外で使う文章の作成や、プレゼンテーションを行う際の資料作成も、OA事務の大切な業務です。文章はWord、プレゼンテーションの資料はPower Pointを使うことが主流です。

とくに、社外で利用する見積書や契約書など、対外的に出す書類は、企業の顔ともいえるため、書類の出来具合しだいで相手方の印象が左右されるといっても過言ではないでしょう。

電話・メール対応

企業によっては、一般事務と同じように電話やメールの対応、来客の応対などを請け負うところもあります。

近年では、業務でパソコンを使うことが一般的となっているため、一般事務とOA事務の明確な線引きが見られないところも増えています。

OA事務に求められるスキル

OA事務の業務をご紹介しましたが、OA事務で求められるスキルには、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

パソコンスキル

パソコンスキルは、OA事務にとって最も重要なスキルです。企業によっては、独自のシステムを使用する場合もありますが、幅広い企業で使われているソフトのスキルは覚えておきたいものです。

まず、基本的なパソコンの操作を習得することが大切です。タイピングスピード、ブラインドタッチ、ショートカットキー・テンキーなどの操作、データの保存・管理方法など、どれも重要なスキルです。仕事の効率を上げるためには、これらの操作をスムーズに行う必要があります。

先述したMicrosoftのソフト（Word、Excel、Power Point）の基本操作はもちろんのこと、応用スキルも身に付けておくと業務の幅を広げることができます。

Excelの関数計算やグラフ作成、プレゼンテーションでよく用いられるPower Pointの操作方法などは、ぜひ習得しましょう。

独学では難しいと感じたり、きちんとスキルを身に付けようと思ったりしたのならば、パソコン教室へ通うのもひとつの方法です。多くの教室では、初級レベルから始まり、MOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）や日商PC検定の資格を取得するためのコースも見られます。
先述したAccessも、使用経験が必要となる企業が増えていますので、少しずつ習得していきたいものです。

コミュニケーションスキル

OA事務は、パソコンを使う業務の割合が高い事務ですが、コミュニケーションが求められる業種でもあります。一般事務の業務も兼ねる場合には、電話対応やアシスタント業務を引き受けることもあります。このため、パソコンスキルだけでなく、社内外の業務が円滑に進められるよう配慮するコミュニケーションスキルも、大変重要視されています。

電話や受付での接客は、とくにコミュニケーション能力が試される場所です。周りへの気配りや対応など、相手の目が常にこちらに向いていることを忘れずに業務に取り組みたいものです。

事務処理能力

OA事務の仕事は、緊急度が高い業務が入るケースもあります。そんなとき、どのように業務を効率良く進め、なおかつ完成度の高い書類を作るかという事務処理能力が必要になるでしょう。

業種や職種によって、OA事務や一般事務の仕事内容も異なるため、柔軟に対応する能力も、事務処理能力のひとつといえます。たとえば、物流倉庫を所有する企業であれば、在庫管理や受発注業務があります。経理部の業務とOA事務を兼ねるならば、経理や簿記の知識も扱うことがあるかもしれません。

普段の業務においても、工夫を重ねるように務めると、事務処理能力が向上していくことでしょう。

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まとめ

OA事務は、パソコンばかりでなく、ビジネスマナーやコミュニケーション能力などの幅広い知識が求められる職種です。自分の可能性を広げることができる職種とも言えるでしょう。ぜひ、目標を定めてそれに向かって突き進んでみてください。

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