人事部に移動してはじめて新入社員の受け入れを担当する人もいるでしょう。新入社員受け入れのためにはさまざまな準備が必要です。この記事では新入社員受け入れのために何をすれば良いか漏れなくチェックできるように、具体的な準備について説明します。

新入社員の受け入れ前に行っておく準備

新入社員受け入れのためには、環境面、手続きの面で準備が必要です。

環境面の準備

新入社員がスムーズに仕事をスタートできるようにするためにも、環境面の準備をしておく必要があります。業務環境の準備として一般的に行われるのが、以下のような機器や物品の準備です。

・PC
　新入社員の受け入れに合わせて、必要台数を確保しておく必要があります。

・メールアドレス
　新入社員ひとりひとりの新規メールアドレスを用意しておきます。

・デスクや椅子、名刺
　ビジネスには必須なので事前に用意しておきます。

・タイムカード
　勤怠管理のためのものです。タイムカード以外で管理している場合は、アカウントの用意など必要に合わせた準備を行います。

・事務用品（文房具など）、社員証や社章
　社員証や社章がある場合は用意しておきます。

・制服
　既定の制服があれば、すぐに使えるように準備しておきます。

・会社用携帯電話
　会社から携帯電話を支給している場合は、支給している職種に応じて準備します。

手続き・書類面の準備

次に、手続きや書類面での準備を確認していきましょう。

企業側で準備・提出する書類

企業側で新入社員向けに準備しておく書類には以下のようなものがあります。

・内定通知書
　採用者に内定を通知するための書類です。

・入社誓約書
　内定者が入社に同意したことを証明するための書類です。通常は内定通知書と一緒に内定者に送付し、返送してもらうようにします。

・労働条件通知書
　労働条件を記した書類です。労働基準法により、企業は一定の事項を記載した労働条件通知書を雇用するものに書面で渡す必要があります。

・雇用契約書
　雇用条件を記載した書類で、使用者と労働者の雇用契約の同意を証明するための書類です。使用者用と労働者用で2部準備しておきます。

新たに人を雇用する場合は、以下のような手続きも必要です。

・雇用保険資格取得手続き
　ハローワークに、必要事項を記入した「雇用保険被保険者資格届」を提出します。ケガや病気、失業に関わる保険です。

・健康保険資格取得手続き
年金事務所、または健康保険組合に、必要事項を記入した「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出します。新入社員に扶養家族がいる場合は、「健康保険被扶養者（異動）届・国民年金第3号被保険者資格取得等届」の手続きも必要です。

・給与や住民税に関して
　所得税の計算に必要な「扶養控除等（異動）申告書」を準備しておき、新入社員にすぐに記入してもらえるようにします。住民税に関しては中途採用の場合、特別徴収の手続きが必要なこともありますが、前年の所得が関係しているため、新入社員は入社初年度に必要な手続きはありません。

新入社員側が準備・提出する書類

新入社員から受け取りが必要な書類もあります。入社前に準備しておくよう通知しておくとスムーズです。新入社員に用意してもらう書類などには以下のようなものがあります。

・住民票記載事項証明書
　氏名や住所など本人確認に必要な書類です。

・年金手帳
　厚生年金加入手続きで記号番号が必要になるため、事前に用意してもらいます。

・身元保証書
　社員が会社に損害を与えたときのための連帯保証人を示す書類ですが、提出を必要としていない企業もあります。

・マイナンバー
　各種行政機関の手続きに必要です。マイナンバーカードや通知カードのコピーを用意してもらいます。

・給与の振り込み先に関する書類
　通帳やキャッシュカードのコピーなど、給与振り込みに必要な書類を準備してもらいます。

・資格免許証、合格証明書
　保有する資格や学歴を証明するための書類です。会社によっては提出を必要としていないこともあります。

新入社員受け入れ後に必要な研修・教育の準備

新入社員には社会人としてのビジネススキルの教育も必要ですが、仕事の知識やスキルも研修や教育をとおして身に付けてもらう必要があります。OJTは、実際の仕事をとおして仕事のスキルや知識を養うための指導です。スムーズに教育をするためにも事前の準備が必要になります。

研修・教育実施前の準備

OJTを実施するには、以下の点に注意して準備を進めます。

■研修や教育の目的の明確化

　新入社員にどういったことを身に付けてほしいか、研修や教育のゴールを設定します。

■専任者を決める

　新入社員と年齢的に近い社員か、ベテランの社員かで教育内容は変わってきます。専門の知識やスキルを重視したいのか、新入社員に寄り添った教育がしたいのか、仕事の内容に合わせた専任者の選定が必要になるでしょう。

■計画を立てる

　専任者に新入社員の保有資格などの情報を共有し、指導に必要なものや資料の準備を含めた研修や教育の計画を立てていきます。

研修・教育実施の手順

新入社員が実際に仕事に取り組むことを目的にしたOJTでは、以下のような実施の手順があります。

1.仕事をやって見せる
2.仕事の内容を説明する
3.実際に仕事をやらせてみる
4.仕事ぶりを確認して追加で指導をする

まずは仕事のイメージを持たせて詳細を説明したのち、実践に移すのがOJTの手順です。新入社員の不安を解消しつつ、スムーズに仕事に取り組めるようにするためにも、専任者はコミュニケーションを取ることを意識するようにします。

新入社員向けの教育の準備を行う際は、専任者にOJTの手順や目的を十分に共有しておくことが大切です。

新入社員の受け入れ準備を整えておく必要性

多くの新入社員は、新たな環境に不安を感じています。不安を抱えたなか、入社した会社で受け入れ態勢が整っていないと、不安が募り早期離職につながることもあるでしょう。人材流出を防ぐためにも、新入社員がスムーズに仕事を始められるよう、事前の環境づくりが重要です。

しかし、人材確保を進めつつ、新入社員受け入れのために準備をするのは大変です。Workinでは、求人掲載ができるだけでなく、働き方改革など企業の人事担当者などに役立つ情報も多く掲載しています。

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まとめ

新入社員受け入れのためには、必要な備品の準備、書類や手続きの準備、教育の準備など、さまざまな準備が必要になります。この記事で紹介した内容をもとに、必要な準備ができているかチェックしてみてください。

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