外国人採用には様々な手続きがあり、そのたびに必要書類を用意しなければいけません。手続きを怠ると法に抵触して懲役や罰金刑が科せられますし、不備があると入社が遅れてしまい、結果として無駄な時間が発生してしまうでしょう。どんなときに、どのような書類が必要なのかご紹介します。

外国人を雇う際に必要な書類

まずは外国人を雇うときに必要な書類をご紹介します。
その外国人が国内にいるか国外にいるかによって異なります。

国内の外国人を雇う場合

まずは在留資格を確認する

雇用しようとしている外国人が現在所持している在留資格と、雇用後に就く業務内容で必要な在留資格が一致しているかを確認しましょう。

在留資格には「就業できるもの」と「できないもの」があり、さらに就業できるものも、職務によって資格が異なります。例えば、事務職として採用するのであれば「技術・人文知識・国際業務」、介護職なら「介護」という資格が必要です。

在留資格を確認するには、滞在期間が3ヶ月以下ならパスポート、3ヶ月を超えるなら在留カードで確認できます。

在留資格については、以下の記事にて詳しい内容を紹介しています。

外国人採用を進める前に！きちんと理解しよう「在留資格」

採用するのが留学生の場合は、在留資格が「留学」になっており、そのままでは働けません。ただし、資格外活動の許可を受けていれば、週28時間まで働くことができます。

就労が認められない資格と在留資格の確認について

原則、留学や家族滞在では就労が認められていませんが、資格外活動の許可があれば、通常は日本での労働が認められない外国人でも働くことができます。資格外活動の許可は、おおむね風俗営業等の従事を除いて原則週28時間以内。ほかに、資格外活動許可書に記載された活動が認められます。

いずれも就労が可能な在留資格を持った外国人とは異なり、時間や勤務場所に制限があるので注意が必要です。

在留資格が無いにもかかわらず働かせると、入管法（出入国管理及び難民認定法）に抵触し、会社側に3年以下の懲役か300万円以下の罰金、あるいはその両方が科せられてしまいます。

ただし、以下の4つの資格は活動の制限が無く、どのような職種でも労働可能です。

・永住者（永住権を取得している外国人）
・永住者の配偶者等（日本で出生・在留している子どもを含む）
・日本人の配偶者等（実子、特別養子も含む）
・定住者（日系人や外国人配偶者の連れ子など）

不法労働にならないためにもパスポートや在留カードでの在留資格の確認は必須といえますが、それだけで判断するのも不十分です。ほとんどのケースで考えられませんが、虚偽の報告により無自覚に在留資格の期限が切れた人を雇ってしまう可能性もあります。

違法労働にならないようにするためにも、会社側でもしっかり調査する必要があるでしょう。在留資格の有効性については、出入国在留管理庁のホームページから調べることができます。

⇒出入国在留管理庁｜在留カード等番号失効情報照会

在留資格の変更手続き

在留資格を確認し、現在の資格と、雇用後に必要な資格が違う場合には、変更手続きをする必要があります。

手続きは、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署か外国人総合インフォメーションセンターで、本人が行います。在留資格変更許可申請書は、変更したい在留資格ごとに異なり、法務省のWebサイトからダウンロード可能です。

必要書類は本人が用意するものと、会社で用意するものがあります。

本人が用意するもの
在留カード／パスポート／学歴を記載した履歴書／学歴を証明する書類（卒業証明書や成績証明書など）／本人の写真（縦4cm×横3cm、手続きの前3ヶ月以内に撮影されたもの）

会社が用意するもの
登記事項証明書／定款（コピー）／直近の決算書（コピー）／会社案内のパンフレット（Webサイトの写しでも可）／雇用理由書／雇用契約書（コピー）
※企業の規模や業態によっては、前年分の「法定調書合計表」（受付印があるものの写し）も必要

そのほかに手数料として、4,000円分の収入印紙が必要です。手数料納付書に貼って納付します。

申請内容や添付の書類に問題が無ければ、在留資格は2週間ほどで変更されますが、年度末などの繁忙期は1ヶ月以上かかるかもしれません。予定どおり働いてもらうのであれば、余裕をもって準備しましょう。

既に別の会社で働いている外国人を転職させる

既に別の会社で働いている外国人を転職させて働かせるときは、「就労資格証明書」を取得しておくと安心です。自社で働くことができる資格を保有していることを、法務大臣が証明してくれます。資格が無いのに働かせるという誤りを防げるわけです。

就労資格証明書交付申請書は、在留資格変更許可申請書と同じく、法務省のWebサイトからダウンロード可能です。

会社側で用意する書類、本人が用意する書類があります。

会社側で用意する書類
会社側で用意する書類は在留資格変更許可申請と同じです。本人が用意する書類は若干異なります。

本人が用意する書類
在留カード／パスポート／前職の退職証明書／前職の源泉徴収票

写真や学歴・職歴が分かる書類は不要です。そのほかに手数料として1,200円かかり、同額の収入印紙を手数料納付書に貼って納付します。就労資格証明書の交付には1～3ヶ月ほどかかるため、その期間を見込んだ上で採用計画を立てると良いでしょう。

国外の外国人を雇う場合

採用したい外国人が国外にいて、これから来日してもらう場合は、スムーズに在留資格を取得できるよう、事前に「在留資格認定証明書」を申請します。

在留資格認定証明書を申請する

窓口は、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署か外国人総合インフォメーションセンターです。在留資格認定証明書交付申請書は法務省のWebサイトからダウンロード可能で、申請する資格によって書式が異なります。

申請にあたっては、本人と会社それぞれに以下の書類が必要です。

本人が用意するもの
大学の卒業証明書または職務経歴書／本人の写真（縦4cm×横3cm、手続きの前3ヶ月以内に撮影されたもの）

会社が用意するもの
登記事項証明書／定款（コピー）／直近の決算書（コピー）／会社案内のパンフレット（Webサイトの写しでも可）／雇用理由書／雇用契約書（コピー）／392円分の切手を貼付した返信用封筒
※企業の規模や業態によっては、前年分の「法定調書合計表」（受付印があるものの写し）も必要

手数料はかかりません。交付までには1～3ヶ月ほどかかる見込みです。

就労ビザ申請、住民登録、社会保険や労働保険の加入、所得税・住民税の手続き

在留資格認定証明書が交付されたら、採用する外国人に送ります。本人がこれとパスポート、写真を現地の日本大使館に持参して、就労ビザを申請するという流れです（一部の国籍では他に必要となる書類があります）。

注意点として、在留資格認定証明書には有効期限があり、交付されてから3ヶ月以内に入国しなければ無効になります。入国の時期に合わせて交付のタイミングを調整できるので、窓口で相談しましょう。

無事に入国できて居住地が決まったら、入国から14日以内に市区町村役場で住民登録をしなければいけません。本来は本人が行うものですが、日本に不慣れなうちは会社側でサポートすると安心です。

住民登録が終わって在留カードに住居地が記載されると、パスポートの代わりとして各種手続きで使えるようになります。

これを機に、会社側でも入社に向けて社会保険や労働保険の加入、所得税や住民税の手続きを進めましょう。

外国人の入社後に必要な書類

次に外国人の入社が決定したときに必要な書類です。

ハローワークへの届出

特別永住者、「外交」や「公用」に在留資格が区分される外国人を除き、外国人を雇い入れることになった場合は、ハローワークへの届出が必要です。

・雇用保険の被保険者である外国人の届出
国内の雇用者同様、外国人を雇用した場合も「雇用保険被保険者資格取得届」を提出しなければなりません。外国人を雇用する場合は、さらに17～22の欄、それぞれローマ字での被保険者氏名、国籍・地域、在留資格、在留期間、資格外活動許可の有無、派遣・請負就労区分の記入が必要です。

・雇用保険の被保険者でない外国人の届出
雇用保険の被保険者とならない場合は、厚生労働省のホームページやハローワークの窓口で入手できる「外国人雇用状況届出書」のみに必要事項を記入して、ハローワークに提出します。記入する事項は、氏名や在留資格、在留期間など、雇用保険被保険者資格取得届とおおむね同じです。

なお、それぞれの提出期限と提出の義務については、以下の外国人雇用状況の届出で詳細を説明しています。

在留者受け入れまたは受け入れ終了の届出

外国人を雇用した場合の届け出は、上記のハローワークへの届け出で基本的には完了しますが、一部のケースでは「中長期在留者の受け入れに関する届出」を提出する必要があります。

いずれも外国人雇用状況の届出を必要としないケースで、外国人の研修生を受け入れるケース、役員として受け入れるケースなどです。就労資格のうち、芸術や宗教、報道、技能実習、特定技能を除き、該当する場合に届出を行います。

雇用契約書

入社が決定したら、雇用契約書を作らなければいけません。先述のとおり、在留資格の変更や就労資格証明書の交付、在留資格認定証明書の交付で必要になります。

海外では日本よりも契約書の内容を重視しており、労働時間や給与、休暇など単に口頭で就業規則を使って説明するだけでは不十分です。必ず雇用契約書に明記し、日本語と母国語の2種類を作成しましょう。

その際、業務内容は在留資格と合っていなければいけません。また、就労資格の取得（在留資格の許可や在留期間の更新）が条件であると明記しておけば、条件を満たさなくなったとき、すぐ無効にできます。

外国人雇用状況の届出

2007年（平成19年）10月1日から、外国人を雇用したときは「外国人雇用状況」をハローワークに提出するよう、すべての事業主に義務付けられました。雇用時だけでなく、離職時も手続きしなければいけません。

雇用保険に加入するのであれば、従来の「雇用保険被保険者資格取得届」を使えます。離職時は「雇用保険被保険者資格喪失届」です。被保険者になった（被保険者でなくなった）翌月の10日までに提出します。

雇用保険に加入しない場合は、雇用時も離職時も「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を使い、提出期限はどちらも翌月の末日までです。

提出を怠ると雇用対策法（労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律）の第28条に抵触します。事業主に対して30万円以下の罰金が科されます

知っておきたい外国人採用時のポイント

外国人の採用では、必要な書類など日本人と異なる部分も多いことを説明しました。入社後の手続きとして特に重視されているのが、外国人雇用状況の届出です。これは、短期の雇用であっても必要なものなのでしょうか。

外国人採用にあたって、疑問に挙げられやすいポイントと、外国人の雇用で迷ったときの解決策をここでは紹介していきます。

短期アルバイトでも外国人雇用状況の届出は必要か

日本人を雇用する場合、一週間の所定労働時間が一定以下の場合は、雇用保険の加入や社会保険の加入をしなくても良い場合があります。該当する企業であれば、雇用保険資格取得届や社会保険の資格取得届を各所に提出する必要はありません。

このケースでは、入社にともない提出する書類は特にありませんので、必要書類の確認に過敏になる必要はないでしょう。同じように、短期バイトで外国人を雇い入れた場合も届出は行わなくて良いのでしょうか。

特別永住者や日本国籍を取得した人などを除き、短期であっても、外国人を雇用する場合は状況が異なります。ハローワークへの提出が義務付けられている「外国人雇用状況の届出」は、短期バイトであっても、外国人を雇用するたび、または離職のたびに提出が必要です。

ただし、雇い入れの日付と離職日を記入してまとめて提出することは認められています。短期バイトなら、離職時にまとめて提出しても問題ありません。

しかし、雇用に度に外国人雇用状況の届出が必要で、少々手続きが多くなってしまいますので、複数の外国人を短期で雇い入れるのではなく、長期の雇い入れにシフトするなど状況に合わせて工夫するのも手立てでしょう。

外国人採用でも社会保険への加入は必要か

適用事業所に該当する企業では、社員の社会保険の加入義務などが定められています。外国人についても同様で、国籍にかかわらず、必要があれば社会保険の加入手続きをしなければなりません。

社会保険のうち、健康保険や厚生年金は、1年以上の雇用見込みがあること、週の所定労働が20時間以上であることなど複数の条件がありますので、該当しないケースもありますが、雇用保険と労災保険については注意が必要です。

農林水産業また個人経営で5人以下の従業員（パート、バイト、派遣含む）を雇用する事業所を除き、労働者が1人以上いる事業所には加入義務があります。もちろん、外国人も対象の労働者にカウントされますので加入手続きをしっかり行うようにしましょう。

なお、半年以上外国人が厚生年金に加入して、帰国することになった場合、障害年金などの受給者を除き脱退一時金を受け取れることがあります。

外国人の雇用管理に迷った場合の窓口

外国人の雇用管理は、日本人とは異なる部分もあり、誤った雇用管理を行っていると法に触れる可能性もあります。雇用管理についての疑問があれば、早めに解消しておくべきでしょう。

雇用管理の相談窓口として活用できるのが、「外国人雇用管理アドバイザー」です。外国人雇用管理アドバイザーは、外国人の適正な雇用や適正な労働条件確保を推進する制度で、事業主への支援や指導を目的としています。

各都道府県に外国人雇用管理アドバイザーが設置されていますので、必要に合わせて相談に乗ってもらうことが可能です。相談の申し込みは、近くのハローワークで行います。場所によっては、相談日があらかじめ決められている場合がありますが、基本的には日程を調整し、アドバイザーが訪問する形です。

外国人の雇用で注意しなければならない点など、外国人の雇用管理についてさまざまな相談を受け付けています。

また、外国人採用の情報を得るなら、Workinが便利です。外国人採用の記事のほか、労働に関するさまざまな記事も取り上げており、求人掲載以外に、情報収集にも役立ちます。外国人の採用をお考えなら、事前にWorkinで必要な情報を仕入れておいてはいかがでしょう。

まとめ

外国人採用の手続きは、時間がかかるものが多いため、予定通りに働いてもらうには入念に必要書類を準備しなければいけません。漏れがないか十分に準備しておくと同時に、自社だけで対応が難しい場合は、専門家の力を借りるのも方法のひとつでしょう。