初めての外国人採用の面接マニュアル!気を付けることや質問内容とは

初めての外国人採用。どこから手を付けて良いか不安な担当者も多いことでしょう。今回は、外国人採用で面接をするという体で、面接時に必要な確認物、質問事項、面接時の注意点をお話ししていきます。

外国人の面接時に確認が必要なもの

外国人の面接も日本人の面接も、身元を証明するものなど基本的には同じです。しかし、外国人の場合は在留期間や在留資格が絡んでくることから、日本人面接で必要な書類にプラスして確認が必要なものも出てきます。

面接時にどういった書類を持参してもらった方が良いのか、主な書類の例をみていきましょう。

外国人登録証明書

旧外国人登録法の証明書。2012年7月9日から在留管理制度が始まったことで、「特別永住者証明書」、中長期滞在者は「在留カード」のいずれかに切り替わっているはずです。ほとんどのケースで有効期限が到来している方が多いと予想されるため、基本的には在留カードでの確認が主流になるでしょう。

就労資格証明書

外国人が日本国内で就労する資格があることを、法務大臣が証明する書類です。資格の有無だけでなく、就労資格証明書では、具体的にどういった活動が認められているか確認できます。

在留カード

在留カードは、在留資格が認められた中長期在留者向けに発行されるカードです。住所地のほか、在留期間や在留資格、在留カードの有効期限、資格外活動許可の有無、などが確認できます。

在留資格に関する詳しい情報は下記のページでご紹介しています。
外国人採用を進める前に!きちんと理解しよう「在留資格」

日本語能力試験の結果等

社内での日本語でのコミュニケーションを重視している企業は多いです。日本語能力を客観的に測る試験として有名なのが「日本語能力試験の結果」。日本語での会話レベルは面接時にある程度判断できますが、日本語の読み書きなどは、こうした試験結果などが判断材料になります。

その他

外国人の採用面接でほかに必要と思われるのは、身元を証明するようなパスポート、経歴が分かる履歴書や職務経歴書などです。会社の判断で、必要と思われる書類は追加します。履歴書に関しては、日本式でも問題ないでしょう。外国人向けの履歴書作成の情報もあり、日本式の履歴書で対応している企業が多く見られます。

外国人の面接時の質問事例と見極めポイント

外国人の面接では、どのようなことを質問すれば良いのでしょうか。外国人の性格や日本で働く目的などを見極めることに効果的な質問、見極めのポイントをいくつか紹介します。

来日理由

来日理由を聞いて良く返ってくる答えが、「日本が好きだから」「日本で働きたかったから」というシンプルな理由です。おそらく、担当者も日本に来た理由だけは理解することができるでしょう。しかし、これだけではわざわざ日本を選んだ理由に納得がいきません。

何に興味を持って来日したのか、何の目的で来たのか、プラスアルファの答えがあるかどうかで、日本で働きたい熱意を探ります。

日本の印象

外国人の面接において、日本の印象がマイナスであったとしても問題ありません。面接で見るのは本人のコミュニケーション能力です。

母国とのギャップに驚いたという答えなら、なぜ驚いたのか、母国との違いはなにか、違いに対してどのような印象を持ったか、面接官はその話から具体的にイメージを持てるかが重要。この質問では、どういった視点を持った人物なのか、本人の考え方も探ることができます。

学歴や経歴

学歴や経歴は日本人の面接でも確認しますが、外国人の面接ではまた違った意味があります。

在留資格外の活動の有無

まず、留学中などのバイトの有無です。バイトをしていた場合は許可を得ていたか、時間を守って働いていたかなど、在留資格外の活動がないか確認します。これにより、本人の法令順守の意識を探ることが可能です。

専門スキルの確認

履歴書に専門スキルの記載があれば、それに対して質問するのも有効です。どのくらいのスキルを持っているのか、資格の有無だけでは分からない部分も知ることができます。

職歴の確認

職歴があれば過去の失敗談も含めて確認しておくと良いでしょう。失敗の理由、対処法によって本人の人柄が見えることがあります。早期離職の予防策にもなるので、職歴があれば深堀して聞いておきたい部分です。

志望動機

日本人の面接でも良くある質問ですが、あえて外国人に質問する意味は、日本にまで来て成し遂げたいことと、会社の方針がマッチしているか探るためです。本人のキャリアプランの確認にもなり、採用前にミスマッチを防ぐことができます。

帰国予定

日本人の採用とは違い、外国人は母国への帰国が退職理由になることがあります。率直に、母国へ戻る予定も確認しておくと良いでしょう。帰国予定があるかどうかで、雇用するかどうか、働き方はどうするか企業側で考える必要がでてきます。

外国人面接時に気を付けるべきこととは

次に、外国人との面接で気を付けるべきポイントをみていきましょう。

NG発言

面接官にとっては何気ないことでも、外国人からみて国籍差別や人種差別と思われるような発言に聞こえることもあります。海外を蔑むような質問、国家間の問題が絡んでくるような国際的な問題に対する質問など、少しでも人種差別と捉えられそうな確認や言動は慎みましょう。

また、できる、できない、の質問も避けた方が無難です。たとえば「表計算ソフトを使えますか?」と質問したとして、本人が使えるといっても、使えるレベルには差があります。

本人の日本語レベルによってはどこまでできるか説明するのが難しく感じられる場合がありますから、あえて質問する場合は「表計算ソフトで関数は使えますか?」のように具体的な質問に置き換えましょう。

受け答えしやすいやり取りを心がける

海外では、決められた範囲のみの仕事しかしないなど、働き方は日本と大きく異なります。業務範囲や残業時間、待遇などは、受け答えしやすいよう、シンプルにかつ丁寧に説明するようにしましょう。

質問があれば、あいまいに返事をするのではなく、明確に回答するようにします。採用後、こんな仕事は聞いていないという理由で、トラブルに発展する可能性があるためです。丁寧な受け答え、明確な回答は採用後のミスマッチ防止にもなるので、気を付けるに越したことはありません。

外国人採用を進める前に情報収集が大切

ここまで外国人の採用や面接について簡単にお話ししてきました。日本人とは違い、確認しておくべきことや注意点などが多いことが分かったのではないでしょうか。

こうした確認事項は、採用する外国人の国籍によっても異なります。トラブルを防ぐためにも、事前に確認して、準備を万全に済ませておくことが大切です。

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まとめ

外国人採用のための面接は、日本人の面接とは異なる点に注意しながら進めていく必要があります。質問と質問の目的を精査し、質問があった場合はシンプルかつ明確に受け答えするようにしましょう。