残業対策をすべき理由と残業をなくす対策法4選

自分の仕事を済ませて帰りたい社員がいても、「ほかに残業をしている人がいて帰りづらい…。」周りに気を遣うばかりに、本来必要のない残業が当たり前になってはいないでしょうか。残業が通常になると、会社にとっても良くありません。

この記事では、残業対策が必要な理由と残業をなくすための対策4つを紹介します。

残業対策はなぜ必要なのか

残業対策はなぜ企業にとって必要なのでしょうか。残業対策が企業にもたらすプラスのポイントから残業対策の必要性を考えてみましょう。

人件費の削減ができる

残業が常態化すると、残業代の支払いも毎月のように発生することになります。必要な残業ならまだしも、不要な残業は人件費の負担増になるだけです。

残業対策をすれば、少なくとも人件費を削減して、利益を必要な投資に回せるようになります。社員がオフィスで作業しているなら、電気代や光熱費もあわせてカットできるでしょう。残業削減は、まずコスト面でプラスの影響を与えます。

生産性の向上

残業が当たり前だと、集中すれば時間内に終わる仕事でも、だらだらと作業してしまいがちになります。できるだけ残業をなくす方向に社内改革すれば、残業ができない分、社員が時間内に業務を終わらせようとする意識が高くなるでしょう。

時間内の仕事を心がける社員が増えれば、仕事に集中して取り組む社員も増えます。その結果、効率的に業務が行なわれるようになり、生産性のアップが期待できるでしょう。

従業員の負担の軽減

常に残業があるということは、社員は会社に拘束されている時間が長いということです。働きすぎは体の不調としてあらわれるほか、精神面でも良いことはありません。行き過ぎた残業は従業員の離職、最悪の場合は病気や過労死につながることもあります。

残業対策をするということは、社員の心身の負担を軽減できるようにするということです。心身両面での負担が減れば早期離職対策にもなり、人手不足の解消にも役立ちます。

また、残業対策を行うことで働きやすい環境を得られる社員が増えるということは、会社としても健全性が保たれるということ。企業としての評価を高めていくことにもつながるでしょう。

残業をなくす対策法4選

企業における残業対策のメリットを挙げましたが、常態化している残業はどうすればなくしていくことができるのでしょう。ここでは、残業をなくすための4つの対策を取り上げます。

1.残業を事前申告制にする

事前申告制は、残業が必要なときに社員が上司に申請書を提出し、上司に承認されれば残業が認められる制度です。管理職は、申請書の終了予想時間と残業の内容を確認して、本当に必要な残業かどうか確認します。

当日中にする必要のない仕事であれば、翌日やほかの日に仕事を振り分けたり、時間に余裕のある社員に振り分けたりするなどの調整を必要とする制度です。残業を希望する社員は上司が承認しないと残業できないため、残業のハードルは上がります。

常態化している残業を抑制できるほか、社員がどのようなことで残業しているかの把握、仕事の割り振りや調整にも役立つでしょう。

2.ノー残業デーの設定

ノー残業デーは、あらかじめ残業しない日を設定する社内制度です。週1回、たとえば水曜日などノー残業デーの曜日を設定して、社員が残業しない日を設定している企業もあります。

ノー残業デーを設定することによる効果は、仕事が定時までと確定しているため早く仕事を終わらせようとする意識が高まり、モチベーションアップが期待できることです。周囲に気を遣っていた社員も気兼ねなく定時で帰れるようになります。

しかし、一律でノー残業デーを設定するのが適当な企業ばかりではありません。業務内容や進捗が社員によって大きく異なる場合は、各自で週1回などノー残業デーを設定してもらい、社内で共有できるようにしておくと良いでしょう。

3.業務のローテーションを行う

ある仕事に対して特定の社員しか仕事ができないと、仕事のできる社員に負担が集中し、残業を招いてしまうことがあります。特定の業務が特定の社員に偏らない工夫、業務のローテーションも残業対策のひとつです。

具体的には特定の業務をひとりに固定せず、誰でもサポートに入れるように各仕事の担当をローテンションさせ、ひととおり仕事の手順や内容を理解させます。

お互いの仕事の理解が進めば、必要なときにお互いに協力して仕事を進められるようになりますので、残業の負担を分散させることが可能です。社内のコミュニケーション活発化にもつながります。

4.人事評価制度との連動

残業対策には、人事評価制度と連動させるやり方もあります。残業をする個々の社員ではなく、管理職の人事考課の欄に「部下の時間外労働」を組み込むやり方です。部下の時間外労働が多くなるほど、管理職の評価や給与に影響します。

サービス残業にならないような工夫が必要ですが、管理職の人事考課に部下の残業を反映させることによって、管理職が進んで残業を抑制するよう働きかける効果が期待できるでしょう。管理職が部下の残業時間を把握することにもつながります。

残業対策には意識改革が必要

残業対策をいくつか紹介しましたが、いくら良い制度を導入しても現場で働く社員の意識が変わらないことには名ばかりの制度になってしまいます。目に見える残業に固執するばかりに、サービス残業が蔓延ってしまっては意味がありません。

残業対策を実施するなら、同時に社員の意識改革が必要です。残業をする社員が評価されたり、帰りにくい雰囲気で残業したりするような風潮はなくしていきましょう。無駄な残業を削るには、「残業を良くないこと」だと意識づけることが重要です。

社員への意識づけを進めるためにも、経営者側から率先して残業削減を推進し、部下を巻き込むようにしましょう。業務との板挟みにあって残業削減が適さない場合は、非効率な作業を機械化することなどの工夫も考えていくべきです。

残業を削減した社員や部署にインセンティブを付けたりなど、むしろ残業しない方がメリットだと思われる施策を実施するのも良いです。

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まとめ

残業対策により適切に残業を管理することは、企業にとってもメリットのあることです。トップダウン式で残業対策になるような制度を実施して全社に浸透させることはもちろん、社員の意識改革も同時に行っていきましょう。