オフィスにも、ちゃんとビジネスマナーがあります。
オフィスで非常識な行動を取れば職場の仲間から疎まれて、職場に居づらくなるでしょう。
また、知らないうちにビジネスマナーを破って大恥をかくこともあるかもしれません。
とくに、来客対応やメール・電話におけるビジネスマナーは、職種問わず確実に押さえておきましょう。
今回は、オフィスで守るべき、基本のビジネスマナーをご紹介します。
【目次】
身だしなみで押さえておきたいビジネスマナー
オフィスでの身だしなみはOKとNGの基準が、少しわかりづらいかもしれません。
たとえば、次のような疑問を抱く人が多いのではないでしょうか？
夏はサンダルでもOK？
オフィスでは、オフィスカジュアルであっても露出度の高い服装は許容されません。
足元の露出も同様なので、つま先が見えるサンダルのような靴は、ビジネスマナー違反になります。
防寒用のストールはOK？
防寒用にオフィスでストールを使いたい場合は、オフィス専用のひざ掛けのようなブランケットを用意しましょう。
ストールは、コートやジャケットと同じアイテムとしてみなされているので、防寒用であっても、外でも身につけていたストールをオフィス内で使用するのはマナー違反とされています。
オフィス内で帽子をかぶるのはOK？
オフィスでは制服で定められている場合以外は、帽子の着用はマナー違反になります。
室内に入ったら、必ず外すようにしましょう。
忙しい時は身だしなみを無視してOK？
業務中に忙しく走り回っていると、髪も服装も乱れてしまいますが、時間がなくても身だしなみは整えるのがビジネスマナーです。
また、他の従業員の業務に影響しないように、忙しくてもバタバタと音を立てて走り回るのは控えましょう。
オフィスで押さえておきたいビジネスマナー
オフィスの行動の中にも、「OK？それともNG？」と悩んでしまう微妙なビジネスマナーがあります。
ここでは、微妙なビジネスマナーを3つ取り上げます。
仕事中のおやつやジュースはOK？NG？
仕事中のおやつやジュースは、最近はOKな会社が多いです。
オフィスドリンクやオフィスジュースなどの言葉がトレンドになるほど、オフィスでの間食が当たり前になってきています。
実際に、会社の中にお菓子やジュースの自動販売機が設置されている企業も多いため、会社としてNGとしていない限り間食OKの場合が多いです。
ただし、「コーヒーをこぼしてパソコンを駄目にした」などといった悪影響を与えないよう、取り扱いには十分注意しましょう。
仕事中の私語はOK？NG？
仕事中の私語は、仕事に支障が出ない程度ならコミュニケーションの一つとして認められているケースが多いです。
私語を適度に取り入れることで職場の空気が明るくなるという良い影響もあり、必ずしも私語を慎まなければいけないわけではありません。
ただし、お客様や外部の人に私語を聞かれるのはご法度。
来客中や、同僚が電話中の場合は慎むべきです。
携帯はマナーモードが常識？
オフィス内の携帯は、マナーモードが基本です。
ただし、会社の携帯や、ご自身の携帯で仕事のやりとりをしている場合は、いち早く気づかなければいけないのでマナーモードではなく着信音ありの設定でもいいでしょう。
メールや電話のビジネスマナー
オフィスでは、メールや電話で顧客に対応しなければいけない場面が多々あります。
そうした場面で恥をかかないように、ビジネスマナーを守りましょう。
メールや電話対応で気をつけたいビジネスマナーは次の通りです。
着信は3コール超えたらダメ？
オフィスの電話が鳴ったら、3コール以内に出るのがビジネスマナーです。
業務に追われていたり、たまたま電話の近くにいないというケースの場合でも、なるべく早く電話を取るように努力しましょう。
仮に3コール以上鳴ってから電話に出た場合は「お待たせしました」と最初に一言加えるのがマナーです。
電話に出たら、相手が何かを言う前に、必ず「○○株式会社の○○でございます」と最初に会社と自分の名前を伝えましょう。
メールの文面で使ってはいけない表現の3パターン
メール対応は顔も見えず声も聞こえない、文書だけで判断する情報量の少ないコミュニケーションのため、電話対応以上にビジネスマナーに気をつけなければいけません。
たとえば、次のようなメール表現の間違いには十分に気をつけましょう。
1. 初めてメールする時は「お世話になっております」はNG
初めてのメールで「お世話になっております」と挨拶する人がいますが、これはビジネスマナーとしては間違っています。
メールを受け取る側だと、違和感がありませんか？
ビジネスマナーでは「初めてメールさせていただきます」が正解です。
2. 「各位様」はNG
「○○各位」に「様」をつけて「各位様」にするのは間違いです。
「各位」とは「皆様」という意味なので「各位様」の場合、「皆様様」という間違った表現になってしまいます。
3. 「ご進言ください」はNG
メールの中で「何かお気づきの点がありましたら……」と相手の意見がほしい場合、「何かお気づきの点がありましたらよろしくご進言ください」ではなく「何かお気づきの点がありましたらご指摘ください」が正解です。あるいは、「何かお気づきの点がありましたらお知らせください」でもOKです。
そもそも「進言」は、目上の人に意見を言う行為を指す言葉なので、お客様に「ご進言」を求めることは失礼になります。
香水の使用は許される？
メールや電話対応のみのオフィスでは、多少の香水なら使用していてもOKな場合が多いです。
しかし、接客や営業がある場合は、お客様に不快な思いをさせて印象が悪くなる可能性があるので、強い香水の使用はNGです。
来客対応をする時のビジネスマナー
オフィスでの来客対応のマナーも徹底しておかなければ、その人個人のマナーが悪いというより、会社として教育がなっていない、会社のマナーが悪いと判断されてしまいます。
会社に来客があった場合のビジネスマナーも必ず押さえておきましょう。
1. お客様が来られたら挨拶をする
まず、来客に気づいたら「いらっしゃいませ」と明るく挨拶をします。
無言で通り過ぎたり、お客様を放置したりするのはマナー違反です。
受付がないオフィスの場合は、入り口に近い人や来客に気づいた人が素早く対応をするのがマナーです。
2. 用件とアポの有無を確認する
挨拶をした後は、来客の用件とアポの有無を確認しましょう。
用件は「ご用件をお伺いしてよろしいでしょうか？」と尋ね、アポの有無については「失礼ですが、お約束は頂いておりますでしょうか？」のように尋ねます。
3. お客様の会社名や氏名を聞く
用件とアポの有無を確認したら、「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」と来客の会社名や氏名を尋ねます。
最後に、聞いた用件、会社名や氏名を復唱して内容の確認をします。
4. 担当者に取り次ぎの連絡をする
来客の情報を全て確認したら「少々お待ちくださいませ」と伝えてから担当者に取り次ぎましょう。
まとめ
営業のようにお客様と接することのないオフィスでの仕事がメインの場合でも、来客、電話、メールと外の人とのコミュニケーションをすることが多く、ビジネスマナーが問われるので、NG行為で会社の印象を下げてしまわないように気をつけましょう。