事務職を調べていると、総務事務という職種を見かけることがありますが、どのような仕事かご存じでしょうか？
何となくイメージしているものの具体的には良く分からない方が多いと思います。
そこで今回は、総務事務の仕事内容と向いている人について解説していきますので、はっきりとは分からないという人はぜひ最後までご覧ください。
【目次】
総務事務の仕事内容
総務事務とは総務部で働く事務職のことを指します。
業務としては会社によってさまざまで、来客や問い合わせの対応、社内文書の作成、経理や広報の役割を担う場合もあり、とても広い範囲を担当するのが総務部です。
ほかの部署が行えない分野を引き受けることになり、会社全体をサポートする仕事だともいえますね。
それでは、多岐にわたる総務事務の主な仕事内容を具体的に紹介していきましょう。
備品管理
会社内には数多くの備品が存在しており、パソコンや電話機、文房具などの消耗品の管理は代表的な総務の役割です。特に消耗品は、無くなってから仕入れ準備をしていては、社員の仕事に支障をきたす恐れがあります。
そのため、日ごろからボールペンやコピー用紙、名刺などは定期的にチェックして無くなる前に発注する必要があります。社員や部署から直接注文を受けて対応することもあるでしょう。
机やイスなどのオフィス家具やパソコンなどの機器類の管理としては、台帳に数や状態を記入して行うのが一般的です。
壊れた場合は修理会社に連絡し、必要に応じて部品の交換や新たに購入を検討します。機器類の破損は仕事への影響も大きいため、定期的なメンテナンスを業者に依頼することもあるでしょう。
施設管理
社内環境を快適に保ち、社員が安心して仕事に打ち込める環境を整えるのも重要な仕事のひとつです。
代表的なものとしては
・清潔を保つため清掃を業者に依頼するなどの衛生管理
・仕事をしやすい環境を維持するための空調や照明などの設備管理
・いざというときのための防災設備管理
などがあげられ、定期的なメンテナンスや不備がある際はすぐに対応する必要があります。
さまざまな設備や備品の管理を行うため、オフィス移転に関わる仕事も総務の担当になることが多いようです。
書類作成
記録や管理、情報の伝達などは、ペーパーレス化が進んでいる現代でも書類によって行われている部分が多くあります。稟議書、資料類、社内報などの作成も総務の重要な仕事です。
仮にペーパーレスとなっても文章作成は必要な業務ですので、すぐになくなることは無いでしょう。
作成だけではなく、書類を種類や日付ごとに整理して保管、必要時にはすぐ取り出せるように管理することも大切です。
一定期間保存したあとに不要となったものは定期的に破棄し、貴重なスペースを確保するように努めましょう。
社内行事の企画
会社によっては、年間行事としてさまざまなイベントが行われます。その目的としては、社員の意思を統一する、コミュニケーションを活性化する、リフレッシュや意欲向上のためといえるでしょう。
そのような大切な行事である入社式、社員旅行、忘年会などの企画や運営も総務事務が担当する分野です。
業務内容は
・予算の設定
・社員への通達
・会場の手配
・司会進行 など
準備段階から当日まで、長い期間で幅広い働きを求められます。会社の意向をうまく反映できるかどうかは、総務の力にかかっているといえるでしょう。
電話・メール対応
会社の代表電話やメールなどは総務につながっていることが多くあります。
そのため、企業へのお問い合わせ電話やメールの対応、部署への振り分けを正確に行う必要があるでしょう。会社を全体的に把握しておかなければできないことです。
そのほかにも来客対応をすることもあり、応接室や会議室への案内や飲み物の準備も行います。必要であれば、事前に会議スペースを整えて資料などの準備もすることになるでしょう。
総務事務に向いている人
企業によって業務内容が異なり、幅広い仕事のある総務事務にはどのような人が向いているのか、ここでは大きく2点に絞ってご紹介しましょう。
コミュニケーション能力がある人
総務事務は社員や取引先と常に関わることが多い仕事なので、人と気持ち良くコミュニケーションを取れる能力が求められます。
社内調整という面では、多くの社員と関わりながら、ときには運営の手伝いを頼むこともあるでしょう。さまざまな立場の人と上手にやり取りをしながら、複数の業務を同時進行させる必要も出てきます。
社内の人たちと信頼関係が築けるかどうかで、働きやすさが大きく変わってくるでしょう。業務をスムーズに進めていくためにもコミュニケーションが欠かせないのです。
人の力になることが好きな人
会社や社員をサポートすることが多いという性質上、人の力になることで喜びを感じられる人の方が良いでしょう。
ほとんどが裏方での仕事であるため、自ら「結果を出したい」「華やかな仕事がしたい」という人よりも「サポートが好き」という人の方が向いています。
総務の存在が無ければ、企業は組織としてスムーズに動くことができません。備品の管理やイベントの企画、問い合わせ対応などは必ず誰かが対応しなければならない仕事だからです。
必要な物品も無く、問い合わせても返答の無いような会社では、社員からも外部からも信頼を失ってしまいます。
裏方でありながら会社の信用を守り、社員が快適に働ける環境を整え続ける。多くの人々を支える立場となりますので、サポートや頼まれごとに応えることが好きな人にとっては非常にやりがいを感じる仕事になるでしょう。
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まとめ
今回は総務事務とはどのような仕事なのかをお伝えしてきました。
会社によって仕事内容は異なりますが、共通している点としては企業や社員をサポートする役割があるということです。
裏方で支えるのが好きな人や多くの人とコミュニケーションを取ることが得意な方は向いているでしょう。
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