「内定が決まったけれど、やっぱり内定を辞退したい……」
そんな時に、使えるメールと電話のテンプレートを紹介します。
【目次】
メールによる内定辞退のテンプレート
内定辞退は直筆の手紙を送るのが良いと言われますが、近年はメールでスピーディーに連絡のやり取りを行うことが多いです。
メール文の構成は「導入文」+「本文」
非常にセンシティブな内容なこともあり、最初の書き出しが思いつかないケースが多いのではないでしょうか？
文章の構成は「導入文（書き出し）」+「本文（理由）」のシンプルな構成でOKです。
内定を辞退する旨を単刀直入に伝え、その後に理由を述べるとスラスラ書けますし、説得力を持たせることができます。
難しいのは文章の始まりである冒頭部分です。
導入文のテンプレートその①
「この度、面接から採用まで貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、内定を辞退することになり誠に申し訳ありません。」
どんな理由に対しても使える定番なテンプレートです。
導入文のテンプレートその②
「本来は対面でお詫びするべきところですが、お時間を頂くのも恐縮なのでメールで内定辞退のご連絡をさせて頂きました。」
こちらもスムーズに理由に入ることができるテンプレートです。
導入文のテンプレートその③
「今回の面接の関係者様には大変お世話になり、採用という最高の結果を頂いたことに感謝しています。」
上記の後に「しかし、私は～」という形で理由に入ることができるので、こちらも使いやすいテンプレートです。
内定辞退の理由は簡潔に述べよう
内定を辞退する理由は、具体的に書かないのが基本です。
企業から応募者に対して、選考結果の理由を伝えないのが原則としてあるように、内定自体の理由もとくに伝えなくてよいとされています。
・検討の結果内定を辞退させていただくことにいたしました。
全体的にくどい書き方はNG
「この度、面接から採用まで貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、内定を辞退することになり誠に申し訳ありません。本来は対面でお詫びするべきところですが、お時間を頂くのも恐縮なのでメールで内定辞退のご連絡をさせて頂きました。」
パッと見、スムーズに見えますが、若干くどく重い印象を与えてしまいます。
できる限り簡潔に書くようにしましょう。
電話による内定辞退のテンプレート
電話で内定を辞退する場合、メールのようなテンプレートが通用しない場合があります。
計画通りに話が展開するとは限らないからです。
相手の鋭い質問には要警戒
最初に念頭に置いておきたいのが、相手の鋭い質問です。
・何か都合の悪いことでもありましたか？
・どんな将来を目指しているのですか？
・内定を辞退する直接の原因は何だったのでしょうか？
などなど、メールとは違って色々と質問されることが多いです。
電話の会話構成も基本は「挨拶」+「理由」の展開
電話もメールと同じように「挨拶＋謝罪」+「内定辞退の理由」で話が展開されることが想定されます。
メールと大きく違うところは、日頃の癖や性格が明確に出る点です。
コミュニケーションが苦手な方は事前に練習しておく方が良いでしょう。
電話のテンプレートその①
「先日、内定を頂きました○○と申しますが、○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか？内定辞退を伝えるためにお電話させて頂きました。」
あまり難しい言葉を使う必要はありません。
上記のような、日頃使っている言葉で礼儀を重んじながら電話を掛けましょう。
電話のテンプレートその②
「先日は内定を頂き有難うございました。自分の将来を考えた結果、内定を辞退することに決めました。」
内定辞退の理由を述べる時も難しい言葉を無理に使う必要はありません。
上記のように「内定を辞退することを決断した」という明確な伝え方を心掛けましょう。
エージェントを通している場合はどうする？
転職の際にエージェントを利用している場合、担当のエージェントに自分で内定辞退の旨を伝える必要があるかどうかを聞いておきましょう。
自分で直接伝えないことはマナー違反ではない
人事部で働いている方にとってはエージェントの仕組みやサービスは熟知しています。
そのため、自分で内定辞退を伝えなかったからといって腹を立てることもありません。
他の会社へ入社する直前でも大丈夫？
他社へ入社する直前できるかぎり早いタイミングで伝えるようにしましょう。建前上は、定められた内定承諾通知期限までに内定辞退を伝えても問題ありませんが、相手にもスケジュールや都合があります。いらぬ不興を買わないためにも、できるだけ相手にストレスのかからないタイミングを考慮しましょう 。
まとめ
会社側にとって、人材確保はライバル社同士の勝負であり、求職者にとっては人生を決める重要な岐路です。
自分が思っている以上に内定辞退は転職業界において日常茶飯事なことであり、社会人として常識を持って対応すれば問題ありません。
今回紹介したテンプレートをベースにして、礼儀を重んじながら内定辞退を伝えるようにしましょう。