IT現場で働く技術者などの専門職の人たちは、その専門的分野のスキルも重要ですが、それと同時に必要とされる能力がプレゼンや報告のスキルです。
開発した技術の魅力やメリットをプレゼンや報告でうまく伝えられなければ、せっかくの技術も使ってもらえず宝の持ち腐れになりかねません。
今回は、IT技術など、専門的な内容の効果的なプレゼンや報告方法についてお話しします。
【目次】
プレゼンの基本！流暢さよりも説得力が大事
プレゼンは、報告内容をうまく話すことが目的ではありません。
本当の目的は、聞き手に「なるほど！」と思わせて、次のアクションを起こさせることです。
つまり、説得力ある伝え方をしなければいけません。
説明と説得の違い
相手に何かを伝えるというコミュニケーションは、大きくわけると「説明」と「説得」の2種類があります。
プレゼンや報告で意識したいのは、説明ではなく説得のほうです。
説明とは、ただ事物を相手に理解してもらうよう述べるだけであり、そこには「相手が納得してくれるだろうか」といった視点が抜けてしまいがちです。
言ってみれば、学校で授業をしているような状態です。
相手の立場になって考えることが重要
そこで、専門職の方がプレゼンや報告で相手を説得できる伝え方を考えるときに意識したいのが「相手の気持ち」です。
相手の気持ちを知るためにはまず事前のヒアリングがポイントになります。
たとえば、歯医者に行くと初回の診察ではレントゲンを撮ってカウンセリングを行い、医師と患者で相談しながら適切な治療方法を決定します。
患者の悩みや気持ちを無視して、一方的に「この治療方法がいい」と押し付ける歯科医は少ないはずです。
専門職によるプレゼンにも同じようなことが言えます。
たとえ素晴らしい技術であっても、相手にとってメリットがあったり悩みを解消できたりする技術である、という事実を伝えられなければ説得はできません。
そこで、まず相手に
・何に困っているのか？
・どう解決していきたいのか？
・何が引っかかるのか？
などを質問していきましょう。
答えは漠然としていても良いので、そこから相手の気持ちを探っていきます。
わかりやすい報告とは？結論⇒理由⇒詳細の重要性
プレゼンや報告をするときに、どんな伝え方をすれば相手に納得してもらえるのか？
その基本の鉄則に「結論⇒理由⇒詳細」の構成があります。
スムーズに提案を伝える構成として「結論⇒理由⇒詳細」がなぜ重要なのでしょうか？
結論⇒理由⇒詳細の重要性
説得力あるプレゼンや報告の方法として、結論から先に述べる構成がおすすめです。
なぜなら結論を先に述べることで、相手の関心を瞬時に掴み、こちらの話に聞く耳を持たせられるからです。
最初の結論で「これは私にとってメリットのある話だ」と相手に思ってもらえれば、話を聞く受け入れ態勢が整うので、スムーズにプレゼンや報告を進めることができるでしょう。
この構成が「詳細⇒理由⇒結論」というように逆になると、結論にたどり着くまでが長すぎるので、相手はこちらの言いたい内容を瞬時に理解できませんし、最後まで話を聞くためのモチベーションも生まれません。
専門職の方は専門的な内容をわかってもらおうとしすぎるばかりに、詳細を前に持ってきて結論に至るまでの背景や経緯をクドクドと説明してしまう傾向にあります。
しかし、相手が一番関心を持つのは結論部分です。
まずは結論として、これから説明するものがどのくらい相手のニーズに応えられるものなのかをアピールしましょう。
そして、その結論に説得力を持たせるための補助的な役割として、後から理由や詳細を説明していきます。
そうすれば、相手にあなたのプレゼンをより納得してもらえるはずです。
結論⇒理由⇒詳細の例
たとえば、もともと存在した技術を改善した場合の報告の仕方を考えてみましょう。
そのときの結論⇒理由⇒詳細の構成は次の通りです。
・結論
以前から使っていただいていた○○というサービスをベースに、××という新しい技術を開発しました。
・理由
○○についての不具合や問題点についてお客様から多数のご意見をいただき、改善すべきだと思ったからです。
・詳細
具体的な改善点とその理由を細かく述べて、今までのサービスに比べてどんなメリットがプラスされたか？を詳しく話していく。
専門職が陥りやすい！ロジカルなだけの説明がNGな理由
これまで「説得」の重要性を述べてきましたが、相手を説得させるためには当然「説明」も重要です。
最初に相手の関心を掴めたとしても、確かな「説明」による裏付けがなければ、それは単なる見かけ倒しになってしまいます。
ここからは、相手に説明するに当たって特に注意したいことについて考えてみましょう。
専門職に従事する人、特に理系出身の方はロジカルな説明を好む傾向にあるようです。
ところが、
「理路整然とした説明をしたにも関わらず相手に伝わらない・・・」
という話を結構耳にすることがあります。
それは、ロジカルなだけの説明に終始こだわる余り、相手を置いてけぼりにしてしまっているからかもしれません。
ロジカルなだけ説明がNGな理由とは？
専門的な話をしようとすると、どうしてもロジカルな説明は避けられないのですが、自分達だけにしか理解できない伝え方では、相手を説得するどころか反感を買ってしまうかもしれません。
開発した技術を専門的に説明しても、相手がその分野に精通している人でなければ理解に時間がかかりますし、「なんとく、わかったつもり」というミスコミュニケーションの原因にもなります。
専門用語を噛み砕いて相手の知識レベルに合わせる
ロジカルな説明は必要ですが、ロジカルなだけの説明にならないためには、専門用語や専門技術をわかりやすく相手に説明することが重要です。
その分野では常識となっている専門用語でも、それ以外の分野に従事する者にとっては、初めて聞く言葉が多いものです。
初めて聞く言葉の意味を理解するのは困難で、説明がなければ理解はできませんし、理解してもらえなければ納得もしてもらえません。
説明する相手の、その分野における理解度をまずは十分に把握した上で、その理解度に合わせて説明する内容を事前に推敲しておきましょう。
そして、プレゼン中の相手の反応を見て、説明内容を微調整させながら進めていくことも大切です。
まとめ
サービス業や接客業だけでなく、IT技術職にも伝え方の工夫が必要です。
プレゼンや報告の伝え方のコツを掴めば、自然と説得力ある伝え方ができ、仕事の成果へと繋げていけるはずです。