複雑で作業量の多いIT系の仕事では、スケジュール管理がスムーズに仕事に進めるために重要な役割を担います。
特に、顧客クライアントとの仕事において、やるべきことを定められた期限内に完了させるということは、シンプルですが最も信頼関係に響くところです。
ここでは、ミスや漏れがないスケジュール管理をするためのポイントやコツ、注意点などについて解説します。
ぜひ参考にして、日々の仕事で実践してみてください。
【目次】
スケジュール管理ができない根本原因とは？
スケジュールを作成してもなぜかその通りに進まないことはありませんか？
そのスケジュールの問題は何か、もう一度確認してみましょう。
原因1. ゴールの見えないスケジュールになっている
納期から逆算して、いつまでに何をやり遂げるのか、それを達成するために必要なことは何かを、スケジュールを作成する時点で設定しないと、明確なゴールが見えません。
ゴールが何かを設定ができていないと、モチベーションが保てず、作業の質にも影響が出てきます。
原因2. スケジュールに余裕がない
この作業は〇時間くらいで終わる、とスケジュールにぎっしり詰め込んでいませんか？
すべての作業が予定通りうまくいくとは限りません。
仕様の変更、機械のトラブル、メンバーや自分の体調不良などで、作業が遅れることもあるでしょう。
ぎっしり詰め込んだスケジュールでは、こういった遅れを吸収できず、徹夜などの無理を強いられることになります。
仕事の質の低下や、約束した納期の遅れを避けるためにも、スケジュールに余裕を持たせて、トラブルも想定しつつ管理しましょう。
スケジュール管理の方法、おすすめは？
スケジュール管理の目的には、やり忘れ防止や締め切りを守ることも含まれています。
作業をリストに書き出し、締め切りと一緒に管理することで有効に活用できるでしょう。
やり忘れミスを無くす！やるべきことはTo-doリストに書き出そう
仕事でやるべきことをすべてTo-doリストに書き出しましょう。
先方への電話連絡やお礼メールなどの細かいことでも、やるべきことを全部書き出すのがおすすめです。
一覧表になったTo-doリストの項目を確実にこなしていけば、やり忘れのミスを防ぐことができます。
ちなみに、工程全体を見渡すスケジュール表とは、分けて管理すると良いでしょう。
全体の進行スケジュールは、ガントチャートやカレンダー形式のExcelなどを活用しつつ、細かな日々のタスクはTo-doリストで把握するやり方は非常に合理的で、抜け漏れや進行遅れといった致命的なトラブルを防止できます。
スケジュール管理がうまくいく人のTo-doリストとは
多くの項目が並んだタスクのリストを眺めて満足していませんか？
To-doリストを作ったら、それだけでスケジュールがすべてうまくいくわけではありません。
次のようなことに気を付けてTo-doリストを作成しましょう。
【To-doリスト作成のコツ】
・項目はやるべきことに限定
・項目には作業内容を具体的に記入
「できたらやりたい」 「やった方がいいかも」など、必ずやるべきではないことまでリストに加えると、To-doリストは膨大になり、重要な項目がぼやけてしまうでしょう。
やりたいことは、「やらなければならないリスト」と別のリストに分けて管理するのがおすすめです。
また、To-do項目に「設計を進める」 「関係者と情報を共有する」など曖昧な項目はありませんか？
これでは何をもって項目が完了したのかが、わからなくなってしまう可能性があります。
完了できない項目を記入すると混乱の元になるので、項目はやるべき作業を明確に記入します。
たとえば「外部設計書をクライアントに提出」 「内部設計書を作成」などにすれば、完了したかどうかが明確になります。
To-doリストを活用するためのツール
To-doリストはExcelで作成しても構いません。
最近はスマホなどでも多くのアプリが出ているので、それらも活用すると良いでしょう。
特に、締め切りが近くなると知らせてくれるリマインダー機能などが備わっているアプリは非常に便利です。
以下に、おすすめのアプリをご紹介します。
【おすすめのTo-doアプリ】
・Todoist
・Google Keep
・Wunderlist
『Todoist』はGoogleカレンダーなどの他のアプリとも連携できます。
複数人で共有して使うことも可能です。
無料版は機能制限があるので、本格的に活用したい場合は有料プランも検討しましょう。
『Google Keep』は操作が簡単で見やすいGoogleリリースの無料アプリです。
リマインダー機能もついているので、うっかり忘れもありません。
写真や画像の追加も可能な高機能To-doアプリです。
『Wunderlist』が得意としているのはタスク管理。
複数の人で協力してタスクを処理する場合などに便利です。
タスクごとに締め切りを設定できるので納期忘れ防止が簡単にできます。
スケジューリング能力を伸ばすには？
スケジューリングはいくつか押さえておくべきポイントがあります。
意識してスケジュールを作成することで、実行可能でミスを防ぐスケジューリングができるようになるでしょう。
ポイント1. 作業の優先順位と締め切りを見える化する
納期が近い作業、優先順位が高い作業からスケジュールに記入し、常に意識できるようにしましょう。
それぞれの仕事の作業量をできるだけ正確に把握しておくことが重要です。
締め切りが先でも難易度の高い仕事や、時間のかかる仕事は作業時間に余裕をもって組み込むようにします。
ポイント2. 余裕のあるスケジュールを組む
余裕のあるスケジュールとは、決してゆっくり作業するという意味ではありません。
トラブルがあっても間に合うように、早めに作業完了日を設定するということです。
たとえば、3/2の17時が締め切りなのに、作業完了予定が3/2の12時では、トラブルが発生した場合にまったく余裕がありません。
せめて締め切りの1日～2日前を作業完了予定日にしておきましょう。
IT系の仕事では仕様の変更や追加なども少なくありません。
今抱えている仕事以外に、急に対応が必要な案件が発生することもあるでしょう。
そのため、スケジュールは常に20％ほどの余裕が生まれるように組むのが安全です。
ポイント3. 他のメンバーとの依存関係を意識する
複数のメンバーでプロジェクトを進める場合、だれかの作業が自分の作業の進行に関係する場合があります。
たとえば、自分のタスク完了のために、相手のタスクの完了を待つ必要がある場合などです。
相手の作業完了予定日より前に、自分のタスク完了予定日を入れることはできません。
他にできる作業を先行させて、全体がスムーズに進行できるようスケジュール管理しましょう。
ポイント4. 小さな作業でも管理する
プロジェクトを進めていくうちに発生する作業や、気付く作業もあります。
どんなに小さな作業でもTo-doリストに加えるなど、忘れないように管理しましょう。
まとめ
スケジュール管理のポイントを以下のまとめます。
・仕事のゴール（完了）を明確にする
・日程に余裕のあるスケジュールにする
・やるべきことをTo-doリストにする
・To-doリストアプリなどを利用する
・To-doリストの項目はやるべきことに絞る
・作業の優先順位と締め切りを見える化する
・関係する他のメンバーの進行状況を意識する
・小さな作業もすべて管理する
To-doリストなどでやるべきことを書き出し、見える化することで頭の中を整理することができます。
仕事の量を客観的に見ることで、自分でやり切れるボリュームの仕事かどうか、冷静な判断ができるでしょう。