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転職で卒業証明書が必要になった場合の発行方法

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転職時には、内定後に卒業証明書の提出を指示されることがしばしばあります。こちらの記事では、卒業証明書の発行方法を紹介します。

※学校によって卒業証明書の発行方法が異なります。各校の手続き方法・期間などをご確認のうえ、発行手続きを行ってください。

卒業証明書とは?

卒業証明書とは、学校を卒業したことを正式に証明する書類のことです。
採用選考の際に提出する履歴書には学歴を記載する項目がありますが、ここで書かれている学校を本当に卒業しているかどうかを確認するために、内定企業から卒業証明書の提出を求められることがあります。

じつは「卒業証明書」のほかに、「卒業証書」という書類が存在します。
まずは、卒業証書との違いを見ていきましょう。

卒業証書と卒業証明書の違い

卒業証書というのは、卒業式で授与される証書です。黒い筒のなかに賞状のように丸めて入っているのが一般的です。

一方、卒業証明書というのは、卒業証書とは別に発行される証明書です。

どんな学校でも卒業証書は卒業式で授与されていますが、卒業証明書はそもそも卒業時に卒業生に渡していない学校もあります。

卒業証書で代用できる?

内定企業等に卒業証明書の提出を求められた場合は、卒業証明書を学校に発行してもらう手続きを行いましょう。

卒業証明書が手元にない場合、卒業証書の代用で対応してくれる企業も中にはあるかもしれませんが、必ずしもそうではありません。
「大学が遠隔地にある」「提出期限までに間に合わない」など、どうしても卒業証明書を発行することが難しい場合は企業の担当者に相談してください。

転職で卒業証明書が必要な理由

企業が卒業証明書の提示を求める理由は、学歴詐称がないかを確かめるためです。
学歴を偽った人物を採用することは会社の評判を大きく下げることになり、会社にとって大きなリスクとなるからです。

経歴を偽った人物を採用すると、世間からは本人だけの問題ではなく、採用した会社もおかしいとバッシングされる可能性もあります。

転職の際は資格証のコピーもお忘れなく

少し話が逸れますが、専門職の方はそれぞれの各種資格証についても入社時にコピーを提出するのが基本です。卒業証明書と合わせて準備をしておきましょう。

卒業証明書の発行方法

卒業証明書が手元にない場合は発行する必要がありますが、その方法について見ていきましょう。

卒業校へ問い合わせる

卒業証明書の問い合わせ先は自分が卒業した学校です。
卒業証明書の申請は郵送か窓口が基本となり、素早く申請できるのは窓口です。
郵送は申請書が届くまでに数日掛かかりますし、申請書に不備があった場合などすぐに対応することができません。急ぎの場合は卒業校の窓口で申請することをお薦めします。

自分の卒業した学校がなくなってしまった場合でも、卒業証明書を取り寄せることは可能です。

■学校が統合された場合
統合された場合は、統合先の学校が情報を引き継いでいますので、そちらに申請を出します。

■統合先が分からない場合、廃校・閉校した場合
卒業した学校所在地の教育委員会に問い合わせましょう。
教育委員会によっては、サイトで連絡先の一覧を公表している場合もありますので、まずはネットで確認してもよいかもしれません。

写真付きの身分証明書を用意しておく

卒業証明書を申請するためには本人確認のために身分証明書が必要です。
写真付きの身分証明書を用意しておく方が良いでしょう。

写真付きの身分証明書は

などが挙げられますが、学校によって指定の証明書が異なりますので事前にご確認ください。

発行費用は500円ほど

卒業証明書を発行するために500円ほどの手数料が必要となるケースが多いようです。
全校一律で手数料が決まっているわけではないので、卒業校に問い合わせて手数料を用意しておきましょう。

発行まで数週間は見ておきたい

窓口で手続きする場合、早ければ当日その場で発行してもらえる学校もありますが、日数が掛かる学校もあります。卒業証明書が発行されるまでに申請から1~2週間程度掛かってしまう場合に備えて余裕を持って申請を行いましょう。申請から手元に届くまでの期間も、申請前に卒業校に確認しておくと安心です。

代理でも発行できる?

卒業証明書は学校によっては代理発行も可能です。
卒業校が遠方にある場合などは、家族や友達などに代理で申請してもらう方が早い場合もあります。

代理申請の際には、以下の書類の提出を求められることが多いです。
学校によって必要な書類が異なったり、専用のフォーマットを用意している場合もあるので、事前によく確認する必要があります。

代理申請で必要とされる書類は

です。

その他、様々な証明書を発行できる学校も

学校に申請できる証明書は卒業証明書以外にも

基本的に転職では卒業証明書・成績証明書以外の書類が必要になることは多くありませんが、学校によっては様々な証明書に対応しています。

まとめ

入社の際に、学歴詐称がないかどうかを確認するため、企業から卒業証明書の提出を求められるケースがあります。卒業証明書は卒業の際に手渡しされるものでなく、学校に手続きして交付してもらうことがほとんどです。

申請の際に必要な書類や受け取るまでの期間など、学校によって異なりますので、正確に把握するには卒業校のHPを確認したり、問い合わせする必要があります。
申請してから届くまでに時間が掛かる場合があるので、必要だということがわかった段階で、早めに手配するようにしましょう。

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